ما هي صفات السكرتير الناجح وأهم مهاراته العملية ؟

صفات السكرتير الناجح

هناك العديد من الصفات التي يجب أن يتمتع بها كل سكرتير لتحقيق النجاح في مجاله ورفع مكانته في المجتمع. يجب أن يتمتعوا ببعض الصفات السلوكية والصفات المهنية والصفات الأخلاقية. نناقش أدناه هذه الخصائص: كل منها على حدة:

أولاً: الصفات السلوكية

هناك العديد من الخصائص السلوكية التي يجب أن يتمتع بها كل شخص في مجال عمله. هذه الخصائص ليست فريدة من نوعها بالنسبة للسكرتير. نوضحها أدناه:

1. من أهم خصائص السلوك التي يجب أن يقوم بها أي سكرتير ناجح هو التأكد دائمًا من أنه يتمتع بمظهر أنيق يناسبه ووظيفته.
2. يجب أن يكون أيضًا شخصًا شجاعًا وقويًا في شخصيته.
3. إن عدالة سلوك السكرتير الناجح هي لغته الحوارية ، حتى يتمكن من التواصل مع الناس في مجاله دون أن يخجل أو يخاف.
4. كما يجب أن يكون لديه القدرة على العمل بشكل منظم وإصلاح الأشياء التي تسبب العديد من المشاكل والتي بدورها تؤدي إلى توقف بعض أعماله في مجاله.
5. يجب أن تكون إحدى سمات السكرتير في أي مجال يعمل فيه أن يكون لديه ذكاء معين يساعده في حل العديد من المشكلات.
6. كما وجدنا أن الذكاء يساعد في امتلاك ذاكرة قوية تسمح لك باسترجاع المعلومات بشكل صحيح مرة أخرى ، بالإضافة إلى الحاجة إلى السرعة في أداء العمل بشرط إتقانها بشكل كامل.
7. لكي تنجح في مجال عملك ، عزيزي القارئ ، يجب أن تدرك أهمية احترام جميع الموظفين في نفس مجال عملك.
8. بالإضافة إلى ذلك ، من المهم احترام تاريخ بدء العمل وانتهائه.
9. كما نجد أن من سمات السكرتير أنه هادئ في مجال عمله ، فلا يجوز رفع صوته على أحد الموظفين إذا أخطأ خارج عن إرادته.

ثانياً: الجودة المهنية

تتطلب العديد من الوظائف ، خاصة في الشركات الكبيرة ، أن يكون لدى الموظفين مؤهلات أكاديمية من أجل الانضمام إليهم. يجب أن تكون إحدى صفات السكرتير المهني هو الحصول على شهادة التعليم العالي ، مثل درجة البكالوريوس. سكرتير محترف:

1. القدرة على التعايش مع التطورات التي قد تظهر من وقت لآخر في منطقة عمله ، وإذا كانت هذه الأفكار غير مناسبة وتسبب خسارة كبيرة في الربح ، فيجب انتقاد الفكرة الجديدة التي قدمها الموظف مسبقًا بأدب وهدوء.
2. من أهم الصفات المهنية التي يتطلبها أي سكرتير يتقدم لوظيفة في شركة كبيرة هو أن يكون لديه درجة معينة من المعرفة بالمهارات التقنية والتقنية الأساسية ، لأن مجالات العمل هذه تتطلب استخدام الكمبيوتر لتخزين المعلومات الهامة و اعمال.
3. لكي يكون السكرتير الناجح شخصًا متميزًا وناجحًا في مجاله ، يجب أن يكون لديه أيضًا درجة معينة من المعرفة بإدارة الشؤون في مجاله والقدرة على إعداد تقارير مهمة مع الحفاظ على السرية التامة.
4. يجب أن يتمتع السكرتير الناجح بالقدرة على العمل بشكل مستقل أو كجزء من فريق الجامعة ، لاقتراح الأفكار المناسبة للعمل ، والاستماع إلى آراء الآخرين واحترامها ، حتى لو كانت غير مقبولة.
5. واحدة من الصفات التي يجب أن يمتلكها كل سكرتير ، خاصةً الذي يعمل في شركة إدارة أعمال ، هو امتلاك مهارات محاسبية ، لأن هذا يقطع شوطًا طويلاً في حفظ الحسابات جيدًا وتجنب الأخطاء.
6. كما يجب أن يكون لديه القدرة على التفاوض مع الآخرين وإقناعهم بأفكاره التي يراها مناسبة لتحقيق شيء معين في منطقة العمل.

صفات السكرتير الأخلاقي الناجح

هناك العديد من الصفات التي يجب أن يتمتع بها كل شخص في حياته وليس فقط في مجال عمله ، ومن أهم الصفات الأخلاقية التي يجب أن تتوفر في السكرتير ما يلي:

• من أهم الصفات الأخلاقية التي يجب أن يمتلكها كل سكرتير ناجح هي الصدق في التعامل مع الموظفين الذين يعملون معه في نفس المؤسسة ، وعدم خيانتهم أو استخدام أساليب وحيل احتيالية لإقناعهم بفكرة سلبية يمكن أن تؤدي إلى حدوث العديد من المشكلات في منطقة العمل ، مثل إقناع المدير بتداول الأدوية من خلال الشركة التي يعمل بها والاستفادة من ثقة المدير بها.
• يجب أن يكون السكرتير واعيًا لامتلاك صفة الصدق. ومن أفضل الصفات التي يمكن أن يتمتع بها أي شخص بخلاف نطاق عمله يقظة ضميره التي تدفعه دائمًا إلى القيام بعمل صالح يعود بالنفع على مجال عمله و الفرد وكذلك المجتمع ككل.
• من أهم الصفات الأخلاقية التي يجب أن يتحلى بها السكرتير هو إتباع قواعد العمل وعدم تجاوز حدودها والانحراف عنها ، كما أنه لن يؤدي بأي موظف إلى العمل بشكل غير قانوني من خلال مؤسسة بهدف إنشائها وفقدانها. من أهم الأشياء التي يجب اتباعها في منطقة العمل القواعد المحددة الصارمة التي يجب على جميع الموظفين اتباعها وكذلك اتباع ساعات العمل الرسمية التي تحددها المؤسسة للموظفين.
• من الصفات الأخلاقية التي يجب أن يلتزم بها السكرتير هو عدم قول أو فعل أي شيء يمكن أن يتسبب في التقليل من شأن الموظفين له ، وعليه تجنب الكلمات أو الأفعال الفاحشة التي قد تكون غير قانونية.
• من أهم الخصائص الأخلاقية التي تساهم في نجاح السكرتير في وظيفته عدم التعاون مع مؤسسة أخرى ضد المؤسسة التي يعمل بها بهدف زيادة راتبه أو بقصد أي شيء آخر ، لأن الإجراء يمكن أن يؤدي في كثير من الأحيان إلى الاستخفاف وعدم التقدير ، لذلك يجب أن يكون السكرتير موثوقًا به من قبل مديره.

أهمية أعمال السكرتارية

تعتبر وظيفة السكرتير ذات أهمية كبيرة ، خاصة بالنسبة للأشخاص الذين يعملون في مجال إدارة الأعمال ومؤسسي الشركات الكبيرة ، وفيما يلي نوضح أهمية هذه الوظيفة:

• تكمن أهمية وظيفة السكرتير في أنها تسهل على العديد من الرؤساء القيام بالعمل الذي يتعين عليهم القيام به. إن اختيار شخص جدير بالثقة وتعيينها كسكرتيرة يقطع شوطًا طويلاً في تقليل ضغط العمل الذي يجعل الرؤساء يشعرون بعدم الارتياح دائمًا.
• من أهم المهام التي يجب على السكرتير القيام بها هي التأكد من صحة الوثائق والمعلومات قبل إرسالها إلى أي مؤسسة أخرى وقعت اتفاقية شراكة مع مؤسسته.
• يقوم السكرتير بعمله من خلال تحديد الأوقات المناسبة لمديره وشركائه لترتيب اجتماع لمناقشة الأعمال التي سيقومون بتسليمها أو استيرادها في اليوم والوقت المحددين لذلك ، إلى جانب أهمية توفير المعلومات والبيانات. التي تتعلق بموضوع التفاوض وقت عقدها.